Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Assistenz Verwaltungsleitung und ForschungskoordinatorIn (m/w/d)
in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden
Ihre Aufgaben
Assistenz der Verwaltungsleitung :
- Verantwortliche Büroorganisation zur Unterstützung der Verwaltungsleitung inkl. Reiseplanungen und -abrechnung, Terminkoordination
- Mitarbeit im Berichtswesen, bei Statistiken und Abfragen
- Organisation von Besprechungen, Seminaren, Workshops und Tagungen am und für das MPIPZ inkl. Organisieren von ggf. Getränken und Cate-ring.
- Eigenständige Betreuung der Postfächer, Weiterleitung Postein- und -ausgang, Terminüberwachung
- Anfertigung einfacher Standardschreiben nach Anleitung, Einarbeitung von Korrekturen und im Bedarfsfall Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen.
Administrative Unterstützung für die wissenschaftliche Koordination des Instituts:
- Organisation und Planung von Sitzungen (mit dem geschäftsführenden Direktor, den Dienststellenleitern, dem Verwaltungsrat, den Ausschüssen, den Gruppenleitern, den Postdocs, usw.)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (Wissenschaftlicher Beirat, Kuratorium, Jährlicher Wissenschaftstag, Schulungen/Workshops, SAB, Symposium, Seminare, usw.)
- Unterstützung bei der deutschen Korrespondenz mit den Mitarbeitern, der MPG Generalverwaltung, etc.
- Zusammenstellung und Pflege von Intranet- und Internet-Informationen (in Englisch und Deutsch)
- Abwicklung von Reisekostenerstattungen, Einladungsschreiben, Dokumentation nach Veranstaltungen, Catering, etc.
- Unterstützung bei instituts- und MPG-bezogenen Abläufen und Prozes-sen (Wahlen, Berichte, etc.)
Assistenz der Verwaltungsleitung :
- Organisation und Planung von Sitzungen (mit dem geschäftsführenden Direktor, den Dienststellenleitern, dem Verwaltungsrat, den Ausschüssen, den Gruppenleitern, den Postdocs, usw.)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (Wissenschaftlicher Beirat, Kuratorium, Jährlicher Wissenschaftstag, Schulungen/Workshops, SAB, Symposium, Seminare, usw.)
- Unterstützung bei der deutschen Korrespondenz mit den Mitarbeitern, der MPG Generalverwaltung, etc.
- Zusammenstellung und Pflege von Intranet- und Internet-Informationen (in Englisch und Deutsch)
- Abwicklung von Reisekostenerstattungen, Einladungsschreiben, Dokumentation nach Veranstaltungen, Catering, etc.
- Unterstützung bei instituts- und MPG-bezogenen Abläufen und Prozes-sen (Wahlen, Berichte, etc.)
Administrative Unterstützung für die wissenschaftliche Koordination des Instituts:
Ihr Profil
Wir erwarten von Ihnen:
- Ausgebildete/-r Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikationen wie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation mit fremdsprachlichen Nachweisen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute und vielseitige EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im professionellen Einsatz
- Engagement und Serviceorientierung, fachliche Kompetenz
- Selbständige, zuverlässige, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und freundliches Auftreten
- hohes interkulturelles Verständnis
- Interesse und Bereitschaft für neue Aufgaben und Weiterbildungen
- Überdurchschnittlich gute organisatorische und kommunikative Fähigkei-ten sowie Diskretion
- Ausgebildete/-r Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikationen wie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation mit fremdsprachlichen Nachweisen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute und vielseitige EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im professionellen Einsatz
- Engagement und Serviceorientierung, fachliche Kompetenz
- Selbständige, zuverlässige, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und freundliches Auftreten
- hohes interkulturelles Verständnis
- Interesse und Bereitschaft für neue Aufgaben und Weiterbildungen
- Überdurchschnittlich gute organisatorische und kommunikative Fähigkei-ten sowie Diskretion
Wir bieten Ihnen
- eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
- eine Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung entsprechend dem TVöD (Bund) inklusive der dort vorgesehenen Sozialleistungen
eine Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung entsprechend dem TVöD (Bund) inklusive der dort vorgesehenen Sozialleistungen
Die Stelle wird zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Entfristung wird bei Bewährung ausdrücklich in Aussicht gestellt.Bewerbungsfrist
Bewerbungsfrist
Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 16. Oktober 2023 ausschließlich über unser Bewerberportal.
Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 16. Oktober 2023 ausschließlich über unser Bewerberportal.
Die Max-Planck-Gesellschaft ist eine der führenden Forschungsorganisationen in Europa. Wir bieten
anspruchsvolle Aufgaben mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in
Forschungslaboren, Werkstätten, Bibliotheken sowie der Verwaltung.
Das Max-Planck-Institut für Pflanzenzüchtungsforschung in Köln betreibt Grundlagenforschung an Pflanzen mit großer
Methodenvielfalt, insbesondere Molekulargenetik, Genomik, bildgebende Verfahren, Computational Biology und
Biochemie.
Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Ferner will die
Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert
sind.
Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Der Elternverein Little Pumpkins bietet für Kinder unter 3 Jahren Betreuung am MPIPZ an.
Es besteht die Möglichkeit ein kostengünstiges Deutschland-Jobticket zu erwerben und einen Zuschuss des Instituts zu bekommen. Ebenfalls besitzt das Institut eine Leihfahrradstation des Anbieters nextbike, sowie die Möglichkeit der Leih-Roller-Nutzung verschiedenster Anbieter.
Wenn Sie Lust auf die Arbeit in einem engagierten Team haben, überzeugen Sie uns jetzt mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
